Política de tratamientos personales
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la Normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento; d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; e) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semi privado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales; f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular; g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos; h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento; i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento; k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Si un dato personales proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto,TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S no procederá a vender, licenciar,transmitir, o divulgar la misma, salvo que:(i) exista autorización expresa para hacerlo;(ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;(iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos;(iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;(v)la información tenga relación con una fusión,consolidación,adquisición,des inversión,u otro proceso de restructuración de la sociedad;(vi) que sea requerido o permitido por la ley.
4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S se regirá por los siguientes principios: a) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular; b) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o a poderado o su causa habiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S: a) Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S, para efectos de consultar los de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario,y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; c)Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales,según las normas legales vigentes,no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;d)Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. DEBERES DE TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones: A.Deberes cuando actúa como responsable:(i)Solicitar y conservar,en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.(iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv)Tramitarlas consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política(v) Procurar que los principios de veracidad,calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política(vi)-Conservarla información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta,uso o acceso no autorizado o fraudulento.(vii)Actualizar la información cuando sea necesario.(viii)Rectificarlosdatospersonalescuandoelloseaprocedente.B.Deberescuando Obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrarlos datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xiii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información,publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento,cuyo texto Conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S. será la responsable de atenderlas peticiones,quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política,a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos,el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición,queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico politica.seguridad@tek.com.co, llamar a la línea telefónica de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S, Pereira teléfono(6)3201020, o radicarla en las siguientes direcciones que corresponden a nuestra oficina.
OFICINA
DIRECCIÓN
11.DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:Deconformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.tek.com.co dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de TEK SOLUCIONES TECNOLOGICAS S.A.S
13.FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 10 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 13 de octubre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.tek.com.co
